Home Office to obecnie dominujący tryb pracy wśród moich klientów. Wielu z nich, choć o nim wcześniej marzyło, dziś ma go już serdecznie dość. Czują się nim zmęczeni i sfrustrowani. Nie odczuwają satysfakcji i zarazem czują lęk przed tym jak wypadają w oczach przełożonych. Ten opis dotyczy szczególnie stanowisk menedżerskich i wymagających pracy bardziej kreatywnej niż np. wbijanie prostych rekordów do bazy danych.
Obecny tryb pracy wprowadza wiele zamieszania w naszych zwyczajach i ustalonych rytmach dnia. Co więcej gubi się w nim również nasza głowa, która choć chce dobrze potrafi nieźle namieszać. Z wielu moich rozmów wyłania się pewien schemat działania, którego warto być świadomym. Znalazłem też na niego sposób, który sprawdza się u wielu moich klientów i znajomych.
Skoro „home” to luz…
Kiedy nasz mózg dostaje informację, że będziemy pracować z domu bywa nieco zagubiony. No bo skoro w domu, to przecież na luzie. Skoro w domu, to prawie jak na urlopie. Skoro w domu, to frajerstwem byłoby przepracowanie 8 pełnych godzin bez załatwienia jakiejś prywaty.
Wpadamy wiec na pomysł, że budzimy się zaledwie kilkanaście minut przed rozpoczęciem pracy, no bo przecież umyć się i zjeść śniadanie możemy jak już odpalimy firmowy komputer. Obiad też się sam nie zrobi, wiec można trochę pichcić i pracować. Do tego można dołożyć krótki wyskok do sklepu, małe pranie lub przetarcie kurzy. Nie wspominając o ewentualnym ogarnięciu dzieci lub domowych zwierzaków.
Powyższe działania dają nam poczucie, że nie jesteśmy homeoffice’owym frajerem i wykorzystujemy dobrodziejstwa tej formy pracy na całego. Nasz mózg daje nam like’a w naszym mentalnym rankingu i czujemy się dobrze. Tak jest jednak tylko przez chwilę…
Jak „office” to ocena efektywności
Ledwo nasz mózg odfajkuje, że jesteśmy tacy sprytni i zaradni przechodzi do kolejnego zadania z listy. Jest nim pytanie, „czy byliśmy dziś w pracy efektywni?” i tutaj zaczyna się panika. No bo przecież było śniadanie, obiad może jakieś inne zajęcia a praca nie śmigała na 100%.
Staramy się więc w biegu odkupić nasze winy i docisnąć z robotą. Nie potrafimy jednak ocenić ile mamy do nadgonienia, więc siedzimy potem w pracy do końca dnia dzióbiąc zadania w obawie, że nas źle ocenią. Do tego dochodzi lęk przed nadchodzącym kryzysem i tym, że mogą nas zwolnić. Lepiej się więc wykazać. Tym bardziej, że koleżanka lub kolega z biura też śle swoje służbowe maile o godz. 21:00
Kiedy dzień dobiega końca i wieczór zamiast na relaksie spędziliśmy w pracy przed komputerem, czujemy się zmęczeni i sfrustrowani. Wpadamy więc na pomysł jakiejś wieczornej rozrywki, bo przecież tak rano nie musimy się zrywać, bo możemy się podnieść zaledwie kilkanaście minut przed rozpoczęciem pracy.
I tutaj nasz codzienny cykl właśnie się zamyka.
Za mało – źle, za dużo – też nie dobrze
Powyższy schemat działania powoduje, że robimy często więcej niż normlanie. Dodatkowo rywalizując z innymi o to, kto będzie dłużej pracował danego dnia. W efekcie tego postępowania wielu pracodawców ku swojemu zaskoczeniu zauważyło większą efektywność pracy na home office niż w biurze.
Zrozumieli jednak przyczynę tego stanu i są świadomi długofalowego negatywnego wpływu takiego działania na naszą satysfakcję z pracy oraz późniejszą efektywność. Część firmy zaczęła więc edukować swoich pracowników odnośnie wagi odpoczynku w ciągu dnia. Część wprost zadeklarowała, że w trakcie pracy możesz załatwić coś prywatnego, tylko z tym nie przeginaj. Inne wprowadziły zakaz wysyłania służbowej korespondencji po godz. 18:00 oraz ustawiania spotkań on-line, które kończą się po 16:00
Zapanuj nad działaniem – cel, postęp, weryfikacja i zwinne zarządzanie
Wraz z moimi klientami wypracowałem kilka przydatnych reguł, które pomagają odnaleźć się w pracy w trybie home office i zadbać o wszystkie strony tej relacji:
Ustalony rytm dnia
Wiele osób ma problem z tym, że granica między czasem prywatnym, a czasem pracy im się rozmywa. Często też trwają, gdzieś w trybie pomiędzy. Z tego powodu określ jasno w jakich godzinach pracujesz lub ile godzin max. poświęcasz na prace. Kiedy nadejdzie ten czas wyłącz firmowy komputer, a najlepiej schowaj go z pola widzenia. Po prostu wirtualnie wyjdź z pracy
Wyznacz czas na czynność
Nie od dziś wiadomo, że jak mamy za dużo czasu to dane zadanie nagle nam się „rozciąga”. Np. jak na ważnego maila mamy dwadzieścia minut to napiszemy go w tym czasie, ale jak mamy na niego godzinę, to będziemy go pisać przez cały ten czas. Pamiętając o tym ustal jasno, że np. max. 30 minut po tym jak odpalisz firmowy komputer masz być już po śniadaniu, prysznicu i siedzieć nad klawiaturą z kubkiem pysznej kawy.
Działaj zwinnie
Największy problem z pracą na home office to często brak poczucia wystarczającego postępu pracy i problem z określeniem tego, ile pracy danego dnia jest ok. Tutaj z pomocą przychodzą nam zwinne metodologie zarządzania projektami, w których dopuszczamy ciągłą zmienność, ale też musimy określić jakieś ramy naszej efektywności. Proponuję skorzystać z dwóch elementów działania w nich stosowanych.
- Backlog – to rodzaj „worka”, do którego wrzucamy spisane wszystkie nasze zadania jakie na nas czekają lub jakie chcemy zrealizować w najbliższym czasie. Fajnie jak będziemy potrafili nadać im od razu jeden z priorytetów: koniecznie załatwić, należy załatwić, fajnie by było załatwić, zrobić jak będzie czas. Uwaga ten „wirtualny worek” cały czas żyje i możemy do niego dorzucać kolejne zadania. Co jednak nie jest równoznaczne z tym, że się nimi od razu zajmujemy.
- Sprint – bieg na krótkim dystansie, w czasie którego realizujemy z góry określony zestaw zadań. Zazwyczaj sprinty trwają dwa tygodnie, ale dla naszych potrzeb będzie chyba najlepszy sprint tygodniowy. Jeżeli masz zadanie, które będzie trwać dłużej niż tydzień podziel je na mniejsze części.
Jak to działa?
Na początku tygodnia, a najlepiej jeszcze pod koniec poprzedniego wybierasz z backlogu zadania do realizacji na kolejny tydzień (sprint). Dzielisz wykonanie każdego z nich na max pięć dni, tak aby w kolejny piątek na koniec dnia roboczego wszystkie mogły być skończone.
Potem bierzesz kartkę i rozpisujesz je na poszczególne dni. Weryfikując na koniec każdego dnia postęp prac. W przykładzie jest pokazany postęp prac na koniec środy. Jasno z niego wynika gdzie trzeba przyśpieszyć, gdzie jesteśmy o czasie, a gdzie nieco wyprzedzamy plan.
Dzięki temu zabiegowi wiemy jakie mamy cele/cele na ten tydzień i jak realizujemy plany. Najważniejsze jednak jest to, że widzimy efekt i postęp prac, a tego poczucie nam właśnie brakuje najbardziej w czasie home office.