Zaledwie w ciągu trzech ostatnich miesięcy miałem sesje coachingowe z kilkoma osobami, które w nowych firmach przepracowały pierwsze tygodnie i już rozważały rezygnację z pracy. Przyczyną ich rozważań były fatalne, bezwładne, chaotyczne a czasami i nieprzyjemne sposoby wdrożenia do nowej pracy.
Zaskakujące jest to, że na etapie rekrutacji często mamy uporządkowane procesy i specjalistów zajmujących się spotkaniami z kandydatami. Kiedy jednak kandydat powie „sakramentalne” TAK, nierzadko trafia na zupełnie nieprzemyślany i niezaplanowany proces wdrożenia, który prowadzą zupełnie nieprzygotowani ludzie.
Kiedy po okresie próbnym dalsza współpraca nie jest kontynuowana często można usłyszeć: „był kiepski”. Niemal wszyscy zakładają, że kandydat. Tymczasem kiepski mógł być też proces onboardingu, albo sam wdrażający.
Czemu onboarding jest taki ważny?
Zmiana pracy to często emocjonujący i zarazem mocno stresujący etap w naszym życiu. Towarzyszy mu sporo niepewności i obaw. Rozpoczynając pracę w nowym miejscu musimy poznać kulturę danej firmy, zrozumieć formalne i nieformalne powiązania, dowiedzieć jakie są cele firmy i cele naszego stanowiska. Czeka nas także zapoznanie się z zakresem naszych zadań i narzędziami z jakich powinniśmy korzystać w celu ich realizacji.
To także czas oceny nas przez naszych przełożonych i współpracowników oraz oceny nowego miejsca pracy przez nas samych. Dla obu stron ważne zatem powinno być, aby dobrze rozpocząć tą nową wspólną znajomość. Przy czym słowem kluczem jest „powinno być”, bo jak pokazuje życie i moja coachingową praktyka często tak nie jest.
Tymczasem dobrze prowadzony onboarding:
Zwiększa utrzymanie pracowników – okazuje się, że te osoby które przeszły solidny onboarding są bardziej skłonne do pozostania w firmie i związania się z nią na dłużej. Firma dzięki temu ma mniejsze koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników. Wzrasta też jakość pracy, bo wykonują ją doświadczeni pracownicy, a nie ciągle nowe osoby.
Poprawia wydajność pracowników – jeśli dobrze znają oni swoje zadania i rolę w firmie, są bardziej pewni siebie i skłonni do podejmowania decyzji. Dzięki czemu szybciej też osiągają pełną wydajność.
Zwiększa zaangażowanie pracowników – ponieważ czują się oni docenieni i związani z firmą, są bardziej zaangażowani w swoją pracę.
Zwiększa poziom satysfakcji pracowników – pomaga pracownikom poczuć się bardziej pewnie i skutecznie w swojej pracy, ale także może pomóc im zrozumieć, jakie cele firmy są ważne i jak ich praca wpływa na ich osiąganie. Daje im to tak ważne poczucie sprawczości w pracy.
Poprawia reputację firmy – dobrze przemyślany proces onboardingowy pozwala firmie zyskać miano miejsca, w którym pracownicy są dobrze traktowani i doceniani. Taka reputacja pomaga w przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych pracowników.
Jakie są cechy dobrego onboardingu?
Jeśli jesteś pracownikiem poniższa lista pomoże Ci zweryfikować czy jesteś dobrze wprowadzany do nowej pracy i nowych obowiązków. Jeżeli jesteś szefem ta lista powinna być Twoją checklistą do weryfikacji Twojego procesu.
Cechy dobrego procesu onboardingowego to:
Personalizacja – proces powinien być dostosowany do potrzeb i umiejętności każdego pracownika. Dzięki temu nowa osoba w firmie może poczuć się doceniona i skuteczna w swojej pracy. Spotkałem się z sytuacjami, w których osoba szkoląca nowego pracownika zakładała np. że powinien on już znać oprogramowanie, w którym będzie pracował. Tymczasem ogłoszenie o pracę nie zawierało takiego oczekiwania. W efekcie szkolący miał wrażenie, że nowy pracownik jest tępy i niedouczony. Natomiast uczący odbierał szkolącego jako niechętnego jemu, uczącego po łepkach i zarozumiałego.
Jasność i przejrzystość – dzięki temu pracownik będzie mniej zestresowany, bo z góry będzie wiedział czego się spodziewać i jakie są oczekiwania wobec niego.
Systematyczność – onboarding powinien być systematyczny, aby nowi pracownicy wiedzieli, co robić w ciągu pierwszych dni, tygodni i miesięcy w firmie. Hitem dla mnie była liderka, która zleciła jednocześnie dwóm osobom z zespołu wyszkolenie nowego pracownika. Problem w tym, że te osoby nie koordynowały tego zadania między sobą. Zatem nowa osoba po dwa razy uczyła się tego samego od każdego z nich, ale zarazem oboje nie przekazali jej pełnego zakresu umiejętności. W efekcie nowy pracownik słyszał często „Jak to nie wiesz, jak to zrobić? Myślałem, że on (czyt. drugi pracownik) już cię tego „nauczył”, a liderka powtarzała nowemu pracownikowi, że jego postępy są za wolne. Nikt nie wziął na siebie odpowiedzialności za zaplanowanie procesu, a nowy pracownik w efekcie takiego podejścia złożył wypowiedzenie.
Interaktywność – proces powinien być interaktywny i angażujący, bo w ten sposób pozwoli nowym pracownikom poznać swoich kolegów z pracy i zintegrować się w firmie. Przy czym zaznaczmy to jasno – proces, w którym nowy pracownik słyszy „weź sobie przez tydzień poczytaj procedury i dokumentację” jest bardzo daleki od interaktywności i zaangażowania.
Wsparcie – proces, a szczególnie osoba opiekująca się wdrożeniem nowego pracownika powinna go wspierać i pomagać mu w osiąganiu pierwszych sukcesów oraz postępu w nowych działaniach.
Zintegrowanie z kulturą firmy – onboarding powinien być zintegrowany z kulturą i wartościami firmy, aby nowi pracownicy mogli poczuć się związani z firmą i jej celami.
Odpowiednia osoba do prowadzenie onboardingu
To na tyle istotna kwestia, że postanowiłem jej poświęcić cały akapit. Często bowiem wyznaczając kogoś do wdrożenia nowego pracownika nie bierzemy pod uwagę tego, czy ma on predyspozycje do przekazywania wiedzy. Co więcej, czy ma dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne.
Jako przełożeni powinniśmy też z takim pracownikiem porozmawiać, aby uzmysłowić mu jego rolę we wdrażaniu nowego pracownika i uczulić go na to, że nowa osoba może być zestresowana i wymaga odpowiedniego zaopiekowania.
Przy wyborze pracownika, który ma wdrażać nową osobę zwróciłbym uwagę na poniższe pułapki:
Czy to jest wysokiej klasy specjalista – często takie osoby są świetne w dziedzinie, którą się zajmują. Zarazem jednak mogą nie mieć umiejętności tłumaczenia podstawowych rzeczy z tego obszaru, bo twierdzą, że to oczywiste i wszyscy powinni to wiedzieć. Zatem może lepszym wyborem osoby wprowadzającej będzie postawienie na kogoś, kto zna temat ale nie musi być tak wysokiej klasy specjalistą.
Czy to młody i ambitny pracownik – takie osoby są świetne w pięciu się po ścieżce kariery i w działaniach operacyjnych wymagających przebojowości. Pytanie jednak, czy ta postawa jest właściwa dla prowadzenia wdrożenia nowej osoby. Niestety często młodzi i bardzo ambitni pracownicy nie potrafią wyłączy w sobie potrzeby rywalizacji. Widziałem już sytuacje, w których taki pracownik dla podkreślenia swojej ważnej roli, ucząc innych specjalnie dobierał trudne wyrazy lub branżowy żargon. Miało to podkreślać jego fachowość, ale z pewnością nie ułatwiało wdrożenia nowej osoby.
Czy to pracownik, który bardzo dużo pracuje (domyślnie: tak bardzo jest zaangażowany w pracę) – niestety sam kiedyś popełniłem takie założenie. Po czasie okazało się, że ta osoba miała problemy w domu i długie godziny spędzane w pracy nie były objawem zaangażowania, a ucieczki od tego co była poza nią. W kontekście prywatnych problemów pracownik ten szybko się irytował błędami nowej osoby i nie do końca potrafił zbudować z nią dobrą relację.
Podsumowując jeżeli firma włożyła dużo starań w znalezienie odpowiedniego pracownika nie powinna poprzestawać w swoich wysiłkach w chwili zakończenia rekrutacji. Tylko powinna dobrze przygotować się do procesu onboardingu. W tym znaleźć lub wyznaczyć jedną osobę, która będzie za ten proces odpowiedzialna. Będzie wiedziała jaki jest zakres wiedzy do przekazania, będzie znała lub nawet planowała kalendarz zajęć dla wdrażanej osoby oraz będzie zorientowana w postępach nowego pracownika. Przy czym nie musi sama tego procesu prowadzić, musi go jednak koordynować.
Na sam koniec mam pozytywną informację. Żadna z osób, które się od mnie zgłosiły w temacie rezygnacji z nowej pracy, bo tak kiepsko jest prowadzone ich wdrożenie z tej pracy po naszych spotkaniach nie zrezygnowała.
W takiej sytuacji najczęściej opracowujemy plany przejęcia kontroli nad procesem wdrożenia. Budujemy zrozumienie dla faktu, że czasami wdrożenie nowej osoby jest na tyle nie rutynowym procesem, że mogą się zdarzać rożnego rodzaju wpadki organizacyjne. Uczymy się sami dokumentować swoje postępy i aktywnie komunikować potrzeby uzupełnienia wiedzy w jakimś temacie.
Jakby nie było takie osoby mocno zapamiętują sobie fakt, że musiały wydać własne pieniądze na to aby zostać w miarę dobrze wdrożone w nowe miejsce pracy. Buduje to ich opinię o bezpośrednich przełożonych, jak i całej firmie.