Rafał Markiewicz

Kiepski pracownik, czy kiepski onboarding?

Kiepski pracownik, czy kiepski onboarding?

Zaledwie w ciągu trzech ostatnich miesięcy miałem sesje coachingowe z kilkoma osobami, które w nowych firmach przepracowały pierwsze tygodnie i już rozważały rezygnację z pracy. Przyczyną ich rozważań były fatalne, bezwładne, chaotyczne a czasami i nieprzyjemne sposoby wdrożenia do nowej pracy.

Zaskakujące jest to, że na etapie rekrutacji często mamy uporządkowane procesy i specjalistów zajmujących się spotkaniami z kandydatami. Kiedy jednak kandydat powie „sakramentalne” TAK, nierzadko trafia na zupełnie nieprzemyślany i niezaplanowany proces wdrożenia, który prowadzą zupełnie nieprzygotowani ludzie.

Kiedy po okresie próbnym dalsza współpraca nie jest kontynuowana często można usłyszeć: „był kiepski”. Niemal wszyscy zakładają, że kandydat. Tymczasem kiepski mógł być też proces onboardingu, albo sam wdrażający.

Rafał Markiewicz - coach - coaching - rozwój - osobisty - onboarding - nowy pracownik

Czemu onboarding jest taki ważny?

Zmiana pracy to często emocjonujący i zarazem mocno stresujący etap w naszym życiu. Towarzyszy mu sporo niepewności i obaw. Rozpoczynając pracę w nowym miejscu musimy poznać kulturę danej firmy, zrozumieć formalne i nieformalne powiązania, dowiedzieć jakie są cele firmy i cele naszego stanowiska. Czeka nas także zapoznanie się z zakresem naszych zadań i narzędziami z jakich powinniśmy korzystać w celu ich realizacji.

To także czas oceny nas przez naszych przełożonych i współpracowników oraz oceny nowego miejsca pracy przez nas samych. Dla obu stron ważne zatem powinno być, aby dobrze rozpocząć tą nową wspólną znajomość. Przy czym słowem kluczem jest „powinno być”, bo jak pokazuje życie i moja coachingową praktyka często tak nie jest.

Tymczasem dobrze prowadzony onboarding:

Zwiększa utrzymanie pracowników – okazuje się, że te osoby które przeszły solidny onboarding są bardziej skłonne do pozostania w firmie i związania się z nią na dłużej. Firma dzięki temu ma mniejsze koszty związane z rekrutacją i szkoleniem nowych pracowników. Wzrasta też jakość pracy, bo wykonują ją doświadczeni pracownicy, a nie ciągle nowe osoby.

Poprawia wydajność pracowników – jeśli dobrze znają oni swoje zadania i rolę w firmie, są bardziej pewni siebie i skłonni do podejmowania decyzji. Dzięki czemu szybciej też osiągają pełną wydajność.

Zwiększa zaangażowanie pracowników – ponieważ czują się oni docenieni i związani z firmą, są bardziej zaangażowani w swoją pracę.

Zwiększa poziom satysfakcji pracowników – pomaga pracownikom poczuć się bardziej pewnie i skutecznie w swojej pracy, ale także może pomóc im zrozumieć, jakie cele firmy są ważne i jak ich praca wpływa na ich osiąganie. Daje im to tak ważne poczucie sprawczości w pracy.

Poprawia reputację firmy –  dobrze przemyślany proces onboardingowy pozwala firmie zyskać miano miejsca, w którym pracownicy są dobrze traktowani i doceniani. Taka reputacja pomaga w przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych pracowników.

Jakie są cechy dobrego onboardingu?

Jeśli jesteś pracownikiem poniższa lista pomoże Ci zweryfikować czy jesteś dobrze wprowadzany do nowej pracy i nowych obowiązków. Jeżeli jesteś szefem ta lista powinna być Twoją checklistą do weryfikacji Twojego procesu.

Cechy dobrego procesu onboardingowego to:

Personalizacja –  proces powinien być dostosowany do potrzeb i umiejętności każdego pracownika. Dzięki temu nowa osoba w firmie może poczuć się doceniona i skuteczna w swojej pracy. Spotkałem się z sytuacjami, w których osoba szkoląca nowego pracownika zakładała np. że powinien on już znać oprogramowanie, w którym będzie pracował. Tymczasem ogłoszenie o pracę nie zawierało takiego oczekiwania. W efekcie szkolący miał wrażenie, że nowy pracownik jest tępy i niedouczony. Natomiast uczący odbierał szkolącego jako niechętnego jemu, uczącego po łepkach i zarozumiałego.

Jasność i przejrzystość – dzięki temu pracownik będzie mniej zestresowany, bo z góry będzie wiedział  czego się spodziewać i jakie są oczekiwania wobec niego.

Systematyczność – onboarding powinien być systematyczny, aby nowi pracownicy wiedzieli, co robić w ciągu pierwszych dni, tygodni i miesięcy w firmie. Hitem dla mnie była liderka, która zleciła jednocześnie dwóm osobom z zespołu wyszkolenie nowego pracownika. Problem w tym, że te osoby nie koordynowały tego zadania między sobą. Zatem nowa osoba po dwa razy uczyła się tego samego od każdego z nich, ale zarazem oboje nie przekazali jej pełnego zakresu umiejętności. W efekcie nowy pracownik słyszał często „Jak to nie wiesz, jak to zrobić? Myślałem, że on (czyt. drugi pracownik) już cię tego „nauczył”, a liderka powtarzała nowemu pracownikowi, że jego postępy są za wolne. Nikt nie wziął na siebie odpowiedzialności za zaplanowanie procesu, a nowy pracownik w efekcie takiego podejścia złożył wypowiedzenie.

Interaktywność – proces powinien być interaktywny i angażujący, bo w ten sposób pozwoli nowym pracownikom poznać swoich kolegów z pracy i zintegrować się w firmie. Przy czym zaznaczmy to jasno – proces, w którym nowy pracownik słyszy „weź sobie przez tydzień poczytaj procedury i dokumentację” jest bardzo daleki od interaktywności i zaangażowania.

Wsparcie – proces, a szczególnie osoba opiekująca się wdrożeniem nowego pracownika powinna go wspierać i pomagać mu w osiąganiu pierwszych sukcesów oraz postępu w nowych działaniach.

Zintegrowanie z kulturą firmy – onboarding powinien być zintegrowany z kulturą i wartościami firmy, aby nowi pracownicy mogli poczuć się związani z firmą i jej celami.

Odpowiednia osoba do prowadzenie onboardingu

To na tyle istotna kwestia, że postanowiłem jej poświęcić cały akapit. Często bowiem wyznaczając kogoś do wdrożenia nowego pracownika nie bierzemy pod uwagę tego, czy ma on predyspozycje do przekazywania wiedzy. Co więcej, czy ma dobrze rozwinięte umiejętności komunikacyjne.

Jako przełożeni powinniśmy też z takim pracownikiem porozmawiać, aby uzmysłowić mu jego rolę we wdrażaniu nowego pracownika i uczulić go na to, że nowa osoba może być zestresowana i wymaga odpowiedniego zaopiekowania.

Przy wyborze pracownika, który ma wdrażać nową osobę zwróciłbym uwagę na poniższe pułapki:

Czy to jest wysokiej klasy specjalista – często takie osoby są świetne w dziedzinie, którą się zajmują. Zarazem jednak mogą nie mieć umiejętności tłumaczenia podstawowych rzeczy z tego obszaru, bo twierdzą, że to oczywiste i wszyscy powinni to wiedzieć. Zatem może lepszym wyborem osoby wprowadzającej będzie postawienie na kogoś, kto zna temat ale nie musi być tak wysokiej klasy specjalistą.

Czy to młody i ambitny pracownik – takie osoby są świetne w pięciu się po ścieżce kariery i w działaniach operacyjnych wymagających przebojowości. Pytanie jednak, czy ta postawa jest właściwa dla prowadzenia wdrożenia nowej osoby. Niestety często młodzi i bardzo ambitni pracownicy nie potrafią wyłączy w sobie potrzeby rywalizacji. Widziałem już sytuacje, w których taki pracownik dla podkreślenia swojej ważnej roli, ucząc innych specjalnie dobierał trudne wyrazy lub branżowy żargon. Miało to podkreślać jego fachowość, ale z pewnością nie ułatwiało wdrożenia nowej osoby.

Czy to pracownik, który bardzo dużo pracuje (domyślnie: tak bardzo jest zaangażowany w pracę) – niestety sam kiedyś popełniłem takie założenie. Po czasie okazało się, że ta osoba miała problemy w domu i długie godziny spędzane w pracy nie były objawem zaangażowania, a ucieczki od tego co była poza nią. W kontekście prywatnych problemów pracownik ten szybko się irytował błędami nowej osoby i nie do końca potrafił zbudować z nią dobrą relację.

Podsumowując jeżeli firma włożyła dużo starań w znalezienie odpowiedniego pracownika nie powinna poprzestawać w swoich wysiłkach w chwili zakończenia rekrutacji. Tylko powinna dobrze przygotować się do procesu onboardingu. W tym znaleźć lub wyznaczyć jedną osobę, która będzie za ten proces odpowiedzialna. Będzie wiedziała jaki jest zakres wiedzy do przekazania, będzie znała lub nawet planowała kalendarz zajęć dla wdrażanej osoby oraz będzie zorientowana w postępach nowego pracownika. Przy czym nie musi sama tego procesu prowadzić, musi go jednak koordynować.

Na sam koniec mam pozytywną informację. Żadna z osób, które się od mnie zgłosiły w temacie rezygnacji z nowej pracy, bo tak kiepsko jest prowadzone ich wdrożenie z tej pracy po naszych spotkaniach nie zrezygnowała.

W takiej sytuacji najczęściej opracowujemy plany przejęcia kontroli nad procesem wdrożenia. Budujemy zrozumienie dla faktu, że czasami wdrożenie nowej osoby jest na tyle nie rutynowym procesem, że mogą się zdarzać rożnego rodzaju wpadki organizacyjne. Uczymy się sami dokumentować swoje postępy i aktywnie komunikować potrzeby uzupełnienia wiedzy w jakimś temacie.

Jakby nie było takie osoby mocno zapamiętują sobie fakt, że musiały wydać własne pieniądze na to aby zostać w miarę dobrze wdrożone w nowe miejsce pracy. Buduje to ich opinię o bezpośrednich przełożonych, jak i całej firmie.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *

Strona korzysta z plików cookie w celu realizacji usług zgodnie z Polityką prywatności. Możesz określić warunki przechowywania lub dostępu do cookie w Twojej przeglądarce lub konfiguracji usługi. Więcej informacji

Poniższy wzór polityki cookies chroniony jest prawem autorskim, które przysługują IAB Polska. 1. Serwis nie zbiera w sposób automatyczny żadnych informacji, z wyjątkiem informacji zawartych w plikach cookies. 2. Pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. 3. Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest operator Serwisu Lemon Mint Rafał Markiewicz z siedzibą pod adresem ul. Lipowa 16c/8, 81-572 Gdynia 4. Pliki cookies wykorzystywane są w celu: a) dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkownika oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb; b) tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości; 5. W ramach Serwisu stosowane są dwa zasadnicze rodzaje plików cookies: „sesyjne” (session cookies) oraz „stałe” (persistent cookies). Cookies „sesyjne” są plikami tymczasowymi, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika do czasu wylogowania, opuszczenia strony internetowej lub wyłączenia oprogramowania (przeglądarki internetowej). „Stałe” pliki cookies przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika przez czas określony w parametrach plików cookies lub do czasu ich usunięcia przez Użytkownika. 6. W ramach Serwisu stosowane są następujące rodzaje plików cookies: a) „niezbędne” pliki cookies, umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu, np. uwierzytelniające pliki cookies wykorzystywane do usług wymagających uwierzytelniania w ramach Serwisu; b) pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu; c) „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania ze stron internetowych Serwisu; d) „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu strony internetowej itp.; e) „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań. 7. W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy Serwisu mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika Serwisu. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). 8. Operator Serwisu informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronach internetowych Serwisu. 9. Pliki cookies zamieszczane w urządzeniu końcowym Użytkownika Serwisu i wykorzystywane mogą być również przez współpracujących z operatorem Serwisu partnerów. 10. Więcej informacji na temat plików cookies dostępnych jest pod adresem wszystkoociasteczkach.pl lub w sekcji „Pomoc” w menu przeglądarki internetowej.

Close